La conciliation se déroule de façon informelle. Une fois que le conciliateur aura précisé son rôle au début de la séance, il vous invitera, vous et le représentant du ministère, de l’organisme ou de la municipalité, à donner votre point de vue. Il vous incitera au dialogue et au besoin, il vous aidera à discuter pour tenter de trouver une solution. Il n’y a pas de témoin, ni de contre-interrogatoire ni même de plaidoiries en conciliation.

Pendant la séance de conciliation, le conciliateur peut aussi proposer ou accepter de discuter de certains points en privé avec vous ou avec le représentant du ministère, de l’organisme ou de la municipalité. Cela s'appelle un caucus.

La séance de conciliation n’a pas de durée fixe. Elle peut être interrompue pour que vous puissiez obtenir des documents, consulter un expert ou réfléchir aux offres qui sont faites.

Comme les séances de conciliation ont lieu en privé, le public n’est pas admis dans la salle. En principe, elles ont lieu en présence du conciliateur, du représentant du ministère, de l’organisme ou de la municipalité dont vous contestez la décision, et de toute autre personne dont la présence est utile ou nécessaire pour en arriver à une entente.

Si vous avez un avocat, il peut parler en votre nom.

Vous recevrez une lettre qui précise la date, l’heure et l’endroit où vous devez vous présenter.

Si vous ne pouvez pas être présent à la date fixée par le Tribunal, vous pouvez faire une demande écrite au Tribunal le plus rapidement possible pour qu’elle soit changée.

Votre demande doit indiquer les raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas être présent.

Le Tribunal décidera s’il accepte de changer la date (voir les Orientations institutionnelles en matière de remise).

La conciliation peut se terminer par une entente totale ou partielle. Elle peut aussi se terminer parce que vous et le représentant du ministère, de l’organisme ou de la municipalité êtes incapables d’en arriver à une entente.

 Si vous arrivez à vous entendre, votre entente doit être écrite et signée. Elle est généralement inscrite dans un document du Tribunal appelé « Accord de conciliation ».
Vous devez respecter cette entente puisqu’elle a la même valeur qu’une décision imposée par un juge administratif. Cette entente met fin à votre recours.

 Si vous en arrivez à une entente partielle, c’est-à-dire si vous vous entendez sur certains éléments seulement, vous avez toujours le droit d’aller en audience pour les éléments qui ne sont pas réglés.

Si aucune entente n’est possible, vous avez toujours la possibilité d’aller en audience. Dans ce cas, le juge administratif ayant agi comme conciliateur ne pourra pas agir comme juge à l’audience.

Vous pouvez aussi choisir de laisser tomber votre recours. Si vous choisissez cette option, vous devez vous désister. Vous devez envoyer une lettre signée ou le formulaire de désistement au Secrétariat du Tribunal, pour nous informer que vous voulez mettre fin à votre recours.